Vermagerd.be|Niet alleen voor dikke mensen

EDI staat voor Electronic Data Interchange. Het is een standaard voor de elektronische uitwisseling van documenten, zoals bijvoorbeeld orders, leveringsbonnen en facturen. EDI is een onderdeel van electronisch zakendoen, vooral ingeburgerd voor logistieke doeleinden.

Een aantal EDI standaarden zijn:

• EDIFACT (ontwikkeld door de Verenigde Naties, en ondermeer invoedingsingsindustrie en retail veel gebruikt; een subset hiervan is EANCOM)
• HL7 (gezondheidszorg)
• TRADACOM (Britse retail)
• ODETTE (Auto industrie)

De EDI standaarden hebben stevige concurrentie van XML, maar tot nog toe houden ze zich flink overeind.

Voorbeelden van EDIFACT berichten zijn:

• ORDERS
• DESADV
• INVOIC
• INSDES
• IFTMIN
• REMADV
• RECADV

Op gebied van facturatie beginnen een aantal bedrijven geïnteresseerd te zijn in dematerialisatie. In dat geval is het officiële wettelijke document niet langer de op papier afgedrukte factuur, maar wel de electronische versie.

Een eenvoudig voorbeeld waarin EDI voor zowel klant als leverancier nuttig kan zijn:

• De klant faxt het order niet naar de leverancier, maar stuurt het in electronische vorm. De leverancier hoeft het order niet meer in te tikken: het EDI bericht wordt automatisch in het systeem ingeladen. Er wordt tijd bespaart en tikfouten vermeden.
• De leverancier verstuurt bij het vertrekken van de vrachtwagen met goederen een DESADV bericht naar de klant. De klant neemt dit bericht automatisch in het systeem binnen, en de receptie zit al klaar in het systeem, nog voor de vrachtwagen er is.
• De leverancier stuurt samen met de papieren factuur (of in plaats van, in het geval van dematerialisatie) een INVOIC bericht naar de klant. Deze laatste leest de factuur automatisch in het systeem in, en hoeft enkel nog te vergelijken met de werkelijk ontvangen aantallen (en met afgesproken prijzen natuurlijk).

Ook tussen een leverancier en zijn logistieke dienstverlener (LDV) biedt EDI tal van voordelen. Men hoeft niet meer manueel door te geven welke orders de LDV dient uit te leveren: men stuurt INSDES berichten, waarin vermeld wordt welke goederen de LDV aan welke klant moet uitleveren op welke datum. De LDV kan op zijn beurt een DESADV bericht terugsturen aan de leverancier om te melden welke goederen er effectief werden uitgeleverd (het kan zijn dat wegens stockbreuk slechts een deel van de goederen kon worden uitgeleverd). De leverancier kan dan op zijn beurt een DESADV bericht aan de klant sturen, evenals een INVOIC. De laatste 2 berichten kunnen volautomatisch verlopen: op basis van de DESADV van de LDV worden 2 nieuwe berichten van leverancier aan klant aangemaakt, zonder dat iemand hoeft tussen te komen.

De tegenpool van de DESADV is de RECADV: in de DESADV geeft degene die uitlevert aan welke goederen ervverscheept worden. In de RECADV geeft de ontvanger van de goederen aan wat hij heeft ontvangen. Verschillen tussen beide berichten dienen uiteraard door iemand te worden geïnterpreteerd.

Wie EDIFACT berichten wenst uit te wisselen met Nederlandse handelspartners dient zich eerst te certifiëren bij het EDI Service Center in Nederland.